Reuniões longas e ineficientes continuam sendo desafios enfrentados por empresas de qualquer tamanho e segmento, em qualquer parte. O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, muitas vezes desconhecem o real propósito da reunião, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco.

Reuniões sem foco levam a equipe a perder tempo, a falhar na execução de suas prioridades e a reclamar da falta de tempo para fazer o que realmente precisa. Tenho sido muito questionado nos últimos tempos sobre como é possível reduzir o número de reuniões e aumentar a produtividade das mesmas.

Por esse motivo, organizei algumas dicas úteis e rápidas para otimizar as reuniões. Confira abaixo:

 

Tenha o objetivo e pauta visíveis

Defina o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento.

Use um cronômetro

Nos principais comércios populares existem cronômetros de até 2h por menos de R$ 30! Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo.

Conduza a reunião

Escolha uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as ideias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas.

Não trabalhe na reunião

Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão.

Envie um e-mail de fechamento

Ao terminar a reunião envie um e-mail aos participantes agradecendo a presença e pontuando as principais ideias e ações definidas.

Uma reunião produtiva costuma ser rápida, ter um objetivo a ser alcançado e gerar algum tipo de ação futura.